1. Información general
Comenzar con el pie derecho es esencial para establecer un lugar de trabajo productivo, exitoso y profesional, y la primera impresión de un posible empleado de una empresa puede ser creada por su carta de oferta. Hay muchas ventajas en una carta de oferta bien elaborada, la más obvia de las cuales es la protección legal que brinda a una empresa o negocio. Al proporcionar términos de empleo por escrito, incluidos los detalles de la compensación potencial, el puesto y el estado a voluntad, la empresa está creando un documento legal que, una vez firmado, puede resultar valioso si se producen disputas. Además, una carta de oferta enumera los términos de empleo, lo que limita la confusión y el desacuerdo posteriores sobre esas disposiciones. Una declaración expresa de esos términos no solo elimina las ambigüedades, sino que también establece una relación de trabajo basada en el entendimiento mutuo. Este documento contiene los elementos esenciales de la carta de oferta y proporciona un formulario estándar que se puede revisar fácilmente y volver a utilizar para futuros empleados. Si sigue las pautas provistas, puede usar su carta de oferta de manera efectiva y exitosa. Entonces habrá dado un paso necesario para proteger su negocio y minimizar la confusión, los malentendidos y los errores. En todos los sentidos, esto promueve un ambiente de trabajo exitoso y los mejores resultados.
2. Lista de verificación de lo que se debe y lo que no se debe hacer
Aunque preparar una oferta es un primer paso valioso, las siguientes sugerencias protegerán aún más su negocio y promoverán relaciones laborales duraderas:
- Antes de sentarte a redactar tu acuerdo, piensa en la relación laboral y las prioridades que quieres comunicar. Una buena carta de oferta es aquella que captura con precisión las intenciones de la empresa y las expresa claramente al posible empleado. Esto le permite aclarar los términos y condiciones del acuerdo antes de expresarlos por escrito.
- Debe incluir información específica en la carta. Indique claramente el salario y explique con qué frecuencia se realizarán los pagos (semanal, quincenal o mensual). Incluya la fecha de contratación y el título del puesto. Si hay un período de calificación antes de que el empleado pueda recibir beneficios, incluya esa condición también.
- No prometa aumentos, bonificaciones u otros beneficios comerciales si no están garantizados. No incluya nada que no sea un absoluto. Muchas demandas se basan en malentendidos relacionados con las bonificaciones esperadas. Si tiene un cálculo de bonificación simple aplicable a este empleado, incluya esa información.
- Si la empresa reembolsará o proporcionará fondos para los gastos de mudanza, incluya esa información aquí y haga que su lenguaje sea preciso.
- El nuevo empleado debe tener tiempo suficiente para revisar el documento antes de firmarlo. Esto reducirá la probabilidad, o al menos la eficacia, de una afirmación de que no entendió los términos del acuerdo. Esté preparado para responder preguntas sobre la carta de oferta y los documentos adjuntos o a los que se hace referencia en ella.
- Si adapta esta carta de oferta para negocios posteriores, no modifique el lenguaje a voluntad ni inserte términos que entren en conflicto con ese lenguaje (por ejemplo, referencias a empleo a largo plazo). Nada en esta carta u otro escrito debe contradecir su acuerdo de empleo a voluntad. Se han iniciado muchos casos de despido injustificado debido a la suposición errónea del empleado de que su empleo era por un período de tiempo garantizado o que no podía ser despedido sin causa.
- Independientemente de la naturaleza de su acuerdo, la carta de oferta debe firmarse antes de que el empleado comience a trabajar.
- Mantener registros precisos es esencial para el éxito a largo plazo de su empresa. Todos sus documentos importantes deben mantenerse en archivos seguros y accesibles.
- Debe ser coherente y no discriminatorio en el trato que da a todos los empleados. Cumplir con todas las leyes estatales y federales aplicables, todo el tiempo. Esto significa que no puede aplicar reglas a algunos empleados y no a otros; no importa qué relaciones tenga el empleado con los gerentes o ejecutivos, todas las reglas deben aplicarse por igual.
- Debe considerar la preparación de una política de quejas/política de quejas e incorporarla a su manual del empleado, si aún no lo ha hecho. Los empleados pueden usar esta política para determinar a dónde acudir si tienen alguna queja.
- Asegúrese de que todos los gerentes y supervisores de su empresa reciban instrucciones sobre la conducta y las responsabilidades gerenciales adecuadas. Una empresa puede ser considerada responsable por las acciones de sus gerentes en el curso de los negocios, lo que (gane o pierda) puede resultar en un litigio extremadamente costoso. Debe asegurarse de que sus gerentes comprendan bien las políticas comerciales críticas de la empresa (por ejemplo, las que rigen el acoso sexual y el acceso a los archivos del personal).
- Si el trato o acuerdo que está firmando es complicado, no debe usar esta carta de oferta. Comuníquese con un abogado para que lo ayude a desarrollar un contrato más adecuado a sus necesidades específicas.
3. Instrucciones de la carta de oferta general
Las siguientes instrucciones lo ayudarán a comprender los términos de su carta de oferta de muestra. Los números a continuación corresponden a los números en la carta de oferta. Revise la carta completa antes de comenzar el proceso paso a paso.
- Inserte la fecha efectiva de contratación. Este suele ser el día en que el empleado realmente comenzará a trabajar.
- Información del pago. Inserte el salario base anual del empleado. No incluya bonos u otra información de compensación aquí. Describa el cronograma de pago (semanal, mensual, etc.). Esto debería reflejar su programa de nómina existente.
- Inserte el cargo del nuevo empleado. Este título debe ser apropiado para las nuevas funciones laborales del empleado.
- Inserte el área del nuevo empleado (por ejemplo, la división de la empresa) y funciones. Sea minucioso al describir los deberes de los empleados: aunque la carta de oferta explica que estos deberes se pueden cambiar en cualquier momento, los empleados solicitarán un aumento cuando se les den responsabilidades adicionales.
- Inserte el título del supervisor del nuevo empleado. Suele ser la persona responsable de supervisar el trabajo diario del empleado.
- Como se indicó anteriormente, si su empresa aún no ha adoptado un manual del empleado, debería hacerlo. Elimine este párrafo si su empresa no tiene un manual del empleado.
- Si el empleado firmará acuerdos de no divulgación, confidencialidad o cesión de invenciones, enumere esos acuerdos aquí. Estos acuerdos adicionales deben firmarse antes del inicio del empleo.