Convertir su plantilla en un manual de empleado personalizado
La mayoría de las empresas crean su manual del empleado a partir de una plantilla. Aquí le mostramos cómo convertir esa plantilla en su propio manual personalizado.
Es común que las pequeñas empresas comiencen con una plantilla de manual de empleado genérica, pero debe tomarse el tiempo para personalizar una plantilla para su empresa para obtener el mejor resultado.
¿Qué es un manual del empleado?
Un manual del empleado establece las políticas, los procedimientos, las reglas, las expectativas y los requisitos que deben cumplir todos los empleados de su empresa. También establece las responsabilidades del empleador y los procedimientos generales que siguen. Tiene un propósito amplio (establecer un tono y transmitir una misión o propósito) así como un propósito específico (explicar políticas y reglas para que puedan seguirse y entenderse).
Un manual del empleado personalizado incluirá toda esta información según se aplique a su empresa específica. Si bien una plantilla ofrecerá sugerencias y opciones, debe crear el manual para que se aplique a sus propias reglas particulares.
El manual pretende ser una guía, no un libro detallado línea por línea de reglamentos y procedimientos.
Información que debe incluir en su Manual del empleado personalizado
Su manual del empleado debe ser un documento detallado para que los empleados puedan usarlo para encontrar respuestas a sus preguntas sobre políticas y procedimientos. Tenga en cuenta que su plantilla probablemente incluirá todos estos elementos. Deberá editar las entradas individuales para que se correspondan con los procedimientos y políticas que está implementando dentro de su empresa:
- Historia, misión y visión de la empresa. Esto debería dar a sus empleados una idea de quién es usted como empresa y qué representa.
- Políticas de tiempo libre. Esta es una de las secciones más importantes desde la perspectiva del empleado y debe detallar cuánto tiempo libre se da a cada empleado, cómo se acumula, cómo se paga y cuándo se debe solicitar. Debe incluir días feriados pagados, vacaciones, licencia por enfermedad, licencia familiar y otros tipos de licencia.
- Pago y promociones. El manual debe explicar cómo y cuándo se realiza el pago. Debe analizar las horas de trabajo requeridas, el salario, los salarios por hora, las horas extra, el depósito directo, las bonificaciones, así como las evaluaciones, las revisiones de desempeño y las promociones. También se debe incluir información sobre los gastos.
- Beneficios. Esta sección debe discutir la salud y cualquier otro seguro, así como los planes de jubilación y las opciones sobre acciones. Debe discutir los períodos de elegibilidad e inscripción, así como las contribuciones de los empleados.
- Requisitos de los empleados. Esta sección puede incluir elementos como el código de conducta, el código de vestimenta, las políticas sobre tabaquismo y abuso de sustancias, las políticas sobre acoso y discriminación, las políticas de trabajo en el hogar, el tiempo de descanso, el uso de Internet y el correo electrónico de la empresa, las restricciones o requisitos de alimentos, el estacionamiento, las reglas para ingresar y salida de las instalaciones, y procedimientos disciplinarios.
- Procedimientos de oficina. En esta sección se debe incluir información sobre incorporación, baja, canales y requisitos de comunicación, presentación de quejas, clasificación de puestos, áreas restringidas y uso de equipos específicos.
- Descargos de responsabilidad El manual debe incluir una declaración de que no crea un contrato, no cambia la naturaleza voluntaria del puesto del empleado ni tiene la intención de abordar todas las situaciones que surjan.
- Formulario de reconocimiento. El manual debe venir con un formulario que los empleados deben firmar indicando que han recibido el manual.
Cosas que no debe incluir en su manual del empleado
Si bien su manual del empleado debe ser informativo, no pretende incluir todas las situaciones ni todos los detalles. Evite incluir los siguientes elementos en el manual:
- Contratos. El manual no es un contrato, por lo que debe asegurarse de que los empleados completen documentos separados cuando los contrate que contengan los detalles de su empleo.
- Pasos y procedimientos específicos. Si bien el manual debe ofrecer orientación e información, no pretende proporcionar los pasos legales específicos que deben tomarse en cada situación. En su lugar, ofrezca orientación general en el manual y haga que su departamento de recursos humanos proporcione pautas legales para cada procedimiento en cuestión.
- promesas El manual debe ofrecer descripciones generales de las políticas disponibles, pero no debe prometer cómo reaccionará su empresa en cualquier situación. Por ejemplo, nunca prometa revisiones anuales o aumentos salariales por escrito en el manual porque un empleado puede obligarlo a cumplir esa promesa.
Leyes que afectan su manual del empleado
No hay ninguna ley que establezca que debe tener un manual del empleado. Sin embargo, hay una variedad de leyes federales que afectan a los empleadores, algunas de las cuales pueden aplicarse o no a usted, según la cantidad de empleados que tenga. Consulte con su abogado para determinar cuál de los siguientes se aplica a usted:
- Programa de Acción Afirmativa
- Ley de Asistencia Asequible
- Ley de Discriminación por Edad en el Empleo
- Acta de Americanos con Discapacidades
- Ley de derechos civiles de 1964
- Ley de Reconciliación Presupuestaria Ómnibus Consolidada
- Ley de Protección del Crédito al Consumidor
- Ley de protección del polígrafo para empleados
- Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleo
- Ley de Igualdad Salarial
- Ley de Transacciones de Crédito Justas y Precisas
- Ley de Licencia Familiar y Médica
- Ley Federal de Contribución al Seguro
- Ley de No Discriminación por Información Genética
- Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud
- Ley de Reforma y Control de la Inmigración
- Código de Rentas Internas
- Ley Nacional de Relaciones Laborales
- Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo
- Sarbanes-Oxley
- Directrices uniformes para los procedimientos de selección de empleo
- Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados
- Ley de Notificación de Readaptación y Readaptación de Trabajadores
Su estado también tiene leyes que se aplican a los empleadores, las cuales debe conocer, así que consulte con su abogado para obtener información en su estado.
Su manual del empleado es un documento esencial que le beneficia tanto a usted como a sus empleados. Personalizar la plantilla de su manual garantizará que cree un documento que incluya todos los detalles relacionados con su empresa individual y que todas sus políticas sean claras y comprensibles.
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