¿Se pregunta cómo organizar los gastos de su pequeña empresa? Estas categorías pueden ayudarlo a presupuestar y analizar su desempeño, así como facilitar el tiempo de impuestos.
La clave para organizar los gastos de las pequeñas empresas es ubicarlos en las categorías correctas. Estas categorías pueden ayudarlo a presupuestar y analizar el desempeño de su negocio. También facilitará el momento de los impuestos para identificar rápidamente los gastos que califican para deducciones o créditos fiscales.
Amplias categorías de gastos
En un Estado de resultados, separa los gastos en categorías más amplias y luego los subdivide en categorías más específicas. Las categorías más amplias de gastos son gastos operativos frente a gastos no operativos. Los gastos de operación son los más comunes e incluyen aquellos incurridos durante el curso regular del negocio.
Los gastos no operativos, por otro lado, son aquellos incurridos a través de una actividad no relacionada con las operaciones principales del negocio. Los gastos no operativos comunes incluyen gastos por intereses, impuestos, cargos por deterioro y gastos «únicos» o inusuales. Es posible que los usuarios de los estados financieros deseen ver las ganancias operativas, también conocidas como ganancias antes de intereses e impuestos, para medir el rendimiento de las operaciones principales de la empresa.
Puede encontrar otra categoría amplia en el estado de resultados dentro de los gastos operativos: gastos de venta, generales y administrativos (SG&A). Los gastos de venta, generales y administrativos incluyen todos los costos que no están directamente relacionados con la producción de un bien o la prestación de un servicio. Puede incluir publicidad, marketing, contabilidad, tecnología de la información, legal, recursos humanos y administración. Además, el alquiler, los servicios públicos y los suministros que no se utilizan directamente en la producción de un bien también se incluyen en los gastos de venta, generales y administrativos.
Categorías específicas de gastos
El libro mayor es el núcleo del mantenimiento de registros contables de una empresa. Es donde se registran todas las transacciones financieras. El libro mayor se utiliza luego para generar los estados financieros de la empresa, incluido el estado de resultados. En el nivel del libro mayor, subdivide los gastos en sus elementos más básicos. Estas son algunas de las categorías más específicas de gastos.
Salarios y sueldos
Los salarios son una cantidad fija pagada a un empleado durante un período de pago, y los salarios se basan en una tarifa fija por hora. Por lo general, puede deducir el pago de los empleados a efectos fiscales.
Beneficios
Hay muchos tipos de beneficios que pueden aparecer en un libro mayor. Los beneficios comunes incluyen seguro de salud, seguro de vida, discapacidad a corto y largo plazo, contribuciones para la jubilación, desempleo y compensación para trabajadores. Ciertas primas de seguros y contribuciones a planes de jubilación calificados son deducibles de impuestos .
Entrenamiento y educación
Una deducción de impuestos está disponible para los gastos de educación relacionados con el trabajo incurridos para mantener o mejorar una habilidad necesaria para su línea de trabajo actual. También está disponible por un costo de capacitación o educación requerido por ley para mantener su trabajo o estado actual.
Marketing y publicidad
Las tarjetas de presentación, las tarifas de alojamiento de sitios web, los anuncios web o impresos y los folletos son parte de los gastos de marketing y publicidad. Los costos razonables incurridos para publicitar su negocio son deducibles de impuestos.
Gastos de alquiler
El alquiler es un pago por el uso de un espacio que no es propiedad de su negocio. Generalmente, el alquiler es un gasto deducible de impuestos.
Gastos de suministros
El papel de impresora, los bolígrafos, las grapadoras y los artículos de limpieza son ejemplos de gastos de suministros. Los suministros consumidos durante el año suelen ser deducibles de impuestos.
Gastos de ropa
La ropa que es específica para el trabajo y que no se puede usar como ropa de uso diario fuera del trabajo es deducible de impuestos. Por ejemplo, un polo empresarial con un logotipo grande sería deducible.
Investigación y Desarrollo (I+D)
Un crédito fiscal por investigación y desarrollo (I+D) está disponible para las empresas que desarrollan productos, procesos, software, técnicas, fórmulas o inventos nuevos o mejorados que dan como resultado una funcionalidad, rendimiento, confiabilidad o calidad nuevos o mejorados.
Reparaciones y mantenimiento
Las reparaciones son gastos incurridos para arreglar algo que está roto. El mantenimiento es un gasto en el que se incurre para mantener un artículo en buenas condiciones de funcionamiento y, por lo general, se realiza en un horario establecido. Las reparaciones y el mantenimiento que no mejoran el valor de un activo existente ni prolongan su vida útil son deducibles de impuestos. Si el costo es en cambio una mejora, se capitaliza y se deprecia en el tiempo para efectos fiscales.
Gastos de servicios públicos
La electricidad y el gas son ejemplos de servicios públicos. Son deducibles de impuestos en la medida en que estén directamente relacionados con el negocio.
Gastos de comunicación
Internet, teléfonos fijos y teléfonos celulares comerciales son ejemplos de gastos de comunicación. Son deducibles de impuestos en la medida en que estén directamente relacionados con el negocio.
Depreciación y amortización
La depreciación es el valor perdido por propiedad, planta y equipo (PP&E) a lo largo del tiempo. La amortización es el valor perdido por un activo intangible a lo largo del tiempo. Estos activos capitalizados no son deducibles de impuestos en el año en que se incurre en el costo original, sino que los gastos se distribuyen en varios años futuros.
Gastos por intereses
El gasto por intereses es el primer gasto no operativo de esta lista. Representa el costo continuo de la deuda de una empresa y, por lo general, se paga a una institución financiera de crédito. El gasto por intereses suele ser deducible de impuestos, pero ciertas limitaciones se basan en el monto total y el tipo de deuda.
Impuestos
El total de impuestos a pagar por su empresa es una estimación a lo largo del año basada en las actividades actuales, ya que no tendrá la cifra exacta hasta el momento de la declaración de impuestos.
Cargos por deterioro y «únicos»
Las fluctuaciones del tipo de cambio, los deterioros de inventario obsoletos, los costos de reestructuración y los gastos incurridos debido a un desastre natural raro son ejemplos de «excepciones únicas».
Hay muchas categorías y subcategorías de gastos; su industria y las necesidades comerciales específicas lo ayudarán a identificar cuáles de estas categorías de gastos son necesarias y útiles para rastrear y analizar.