¿Tenemos que darle a nuestra niñera un formulario de impuestos 1099?

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No hace mucho tiempo, los padres sólo tenían que preocuparse por encontrar un cuidado infantil de calidad, no por las implicaciones fiscales de cada tipo de situación de cuidado infantil. Hoy en día, los padres deben conocer las leyes fiscales antes de elegir un proveedor de cuidado de niños. El que le den a su niñera un W-2, un 1099 o nada en absoluto depende totalmente de dónde se realiza el cuidado y quién lo proporciona.

Guarderías

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Si elige un centro de cuidado de niños que atienda a varios, quizás docenas de niños, no tendrá que preocuparse de enviar los papeles de fin de año en absoluto. Le darán el número de identificación fiscal del centro y una declaración de cuánto pagó por el cuidado de los niños en enero del año siguiente. La mayoría de los grandes centros de cuidado de niños y preescolares son corporaciones, así que no tienes la obligación de enviarles los 1099.

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La niñera en su casa

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Aunque la contratación de una niñera suele ser la opción más conveniente para el cuidado de los niños, puede ser la opción más complicada a efectos fiscales. A menos que la niñera sea un estudiante menor de 18 años, se le puede exigir que lo contrate como empleado y que retenga los impuestos de sus cheques de pago. Si la niñera es su propio hijo menor de 19 años, no podrá reclamar su paga cuando presente el Crédito por Cuidado de Hijos y Dependientes en sus impuestos. La manera más fácil de tener cuidado de niños en casa y evitar convertirse en empleador es contratar a uno o más estudiantes menores de 18 años en cualquier momento del año y que no sean hermanos del niño.

Si decide convertirse en empleador, debe cumplir ciertos requisitos. Cuando se contratan niñeras en casa, debe hacer que cada empleada llene un formulario I-9 que certifique su estado de inmigración, así como un formulario W-4 para que sepa cuánto impuesto debe retener de sus cheques de pago. Puede hacer pagos regulares de impuestos estimados de las obligaciones tributarias de su empleada, aumentar su propia retención de impuestos en el trabajo o arriesgarse a que se le imponga una multa por pago insuficiente cuando presente el Anexo H con su declaración de impuestos 1040 en la primavera siguiente.

La lista H es la declaración anual para los empleadores del hogar. También se le pedirá que proporcione formularios W-2 al empleado y al gobierno federal, así como que pague el impuesto FICA correspondiente al empleador, el impuesto federal de desempleo y posiblemente el impuesto estatal de desempleo.

La niñera en la Casa de la Niña

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Cuando un proveedor de servicios de guardería ofrece servicios en su propia casa, generalmente se considera que es un trabajador autónomo. Establece sus horas de trabajo y determina cómo cuidará a los niños. Esta es una situación similar a la de una guardería para fines fiscales, excepto que algunos proveedores en el hogar evitan reclamar los ingresos de la guardería en sus declaraciones de impuestos. Deje claro desde el principio que planea reclamar el crédito por el cuidado de los niños en su declaración de impuestos.

Obtención de información del proveedor de atención médica

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Pida el número de identificación federal del proveedor de la guardería inmediatamente durante el proceso de inscripción. Necesitará esta información, así como el nombre del proveedor, la dirección y la cantidad que ha pagado de su bolsillo cada año, para obtener el crédito fiscal por cuidado de dependientes en el formulario 2441 del IRS.

Si el proveedor de atención médica se niega a darle el número de identificación, tendrá que buscar otro proveedor. El IRS no le permitirá tomar el crédito fiscal, que puede ser una cantidad sustancial de dinero, sin el número de identificación del proveedor. Las únicas razones por las que un proveedor se negaría a darle su número de identificación es para evitar reclamar los ingresos o el temor a ser descubierto como un extranjero ilegal.

Usando las formas 1099

Envíe un formulario 1099-MISC en enero si paga $600 o más a cualquier proveedor de cuidado de niños durante el año calendario, usando la casilla "compensación de no empleado" para informar la cantidad que pagó. No es necesario que envíes un formulario 1099-MISC si el proveedor es una corporación o tu empleado. Los formularios requeridos y el software están disponibles en la mayoría de las tiendas de suministros de oficina, o puede contratar una oficina de contabilidad local o un servicio en línea para completar los formularios y las transmisiones por usted.