Acuerdo mutuo de confidencialidad: guía práctica

1. Información general

Los acuerdos de no divulgación (también llamados NDA o acuerdos de confidencialidad) se han vuelto cada vez más importantes para las empresas de todos los tamaños, sirviendo como la primera línea de defensa para proteger las invenciones, los secretos comerciales y el trabajo duro de la empresa. Estos acuerdos son fundamentales no solo cuando la información confidencial se ha divulgado por error, sino también cuando dicha divulgación aún no se ha producido.

En esencia, los acuerdos de confidencialidad construyen relaciones de confianza entre dos o más partes. Los acuerdos contemplan situaciones en las que al menos una de las partes comparte información confidencial y de propiedad exclusiva con la otra, y protegen la seguridad inmediata y futura de la información divulgada. Una vez firmado, un acuerdo de confidencialidad permite un diálogo abierto entre las partes, creando un entorno en el que la información se puede discutir libremente y se pueden cumplir los verdaderos objetivos de la reunión o relación (p. ej., se puede financiar una empresa, se puede establecer una asociación estratégica). establecerse, etc.).

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Hay dos tipos clave de acuerdos de confidencialidad: NDA unilateral y NDA mutuo . Los acuerdos de confidencialidad unilaterales deben usarse cuando solo una de las partes compartirá información confidencial, como cuando busca financiamiento o inversión en su empresa. Los acuerdos mutuos de confidencialidad (como el acuerdo contenido en este paquete) deben usarse cuando cada parte compartirá información confidencial, como cuando las partes están considerando la creación de una sociedad, una empresa conjunta o una fusión.

2. Lista de verificación de lo que se debe y lo que no se debe hacer

1. La creación de un acuerdo de confidencialidad es el primero de muchos pasos para mantener y proteger la información confidencial de su empresa. Los siguientes consejos proporcionarán orientación adicional sobre cómo proteger su empresa:
2. La protección de la información de propiedad debe ser la regla y no la excepción. Acostúmbrese a utilizar un acuerdo de no divulgación cada vez que exista la posibilidad de que se divulgue información confidencial.
3. Instruir a todos los empleados de la empresa sobre la importancia, seguridad y protección de la información confidencial. La divulgación ilícita puede ocurrir en cualquier nivel de su organización.
4. Muchos dueños de negocios dudan en usar acuerdos de confidencialidad, por temor a que impliquen sospechas o dudas sobre la otra parte. Esto es un error. Los acuerdos de confidencialidad son comunes en los negocios modernos, y la mayoría de las personas no parpadean si se les pide que firmen uno. Si alguien se opone, pregúntese si realmente quiere hacer negocios con esa persona.
5. Haga al menos dos copias del acuerdo firmado, una para usted y el resto para las otras partes del acuerdo.
6. Guarde el acuerdo de confidencialidad firmado en un lugar seguro. Un acuerdo ejecutado es inútil si no se puede encontrar.
7. No confíe en promesas orales de confidencialidad. Son difíciles de probar y son más difíciles de hacer cumplir.
8. Además de utilizar un acuerdo de confidencialidad, escriba "CONFIDENCIAL" en negrita en cualquier documento con información de propiedad exclusiva. Esto recordará a todos la naturaleza de la información y su obligación de protegerla.
9. Revise cuidadosamente el acuerdo de confidencialidad. Una talla no sirve para todos.

3. Instrucciones del Acuerdo de Confidencialidad Mutua

Las siguientes instrucciones, disposición por disposición, lo ayudarán a comprender los términos de su acuerdo mutuo de confidencialidad.

Los números y letras a continuación (p. ej., Sección 1(a), Sección 2(d), etc.) corresponden a las disposiciones del acuerdo. Revise todo el acuerdo antes de comenzar el proceso paso a paso. 

• Introducción de las Partes. Identifica las partes y la fecha del acuerdo. Se proporciona un espacio en blanco adicional para que cada parte identifique la estructura de su empresa y el estado de formación (si corresponde). Si una parte no es una corporación, ignore el espacio en blanco adicional.
• Sección 1: Finalidad. Identifica el propósito específico para el cual se divulga la información confidencial. Al identificar el propósito del acuerdo, las partes aseguran que cualquier información proporcionada se utilizará únicamente para lograr los objetivos autorizados. Tenga en cuenta que debido a que este es un acuerdo de no divulgación "mutuo", varias partes están divulgando información. Por lo tanto, cualquiera de las partes puede ser una "parte reveladora" o una "parte receptora", según la ocasión. No te obsesiones con las etiquetas; ambas partes están sujetas a las mismas reglas. Si la información confidencial será proporcionada por una sola parte, use un acuerdo de confidencialidad unilateral y no el formulario adjunto.
• Sección 2: Información Confidencial. Define “información confidencial” para fines del acuerdo). 
• Sección 3(a): Tratamiento de la información confidencial por parte del destinatario. Explica cómo un destinatario tratará la información confidencial. Tenga en cuenta dos detalles importantes: (1) un destinatario puede usar la información solo para los fines previstos en el acuerdo (por ejemplo, si la información se divulgó para determinar si se debe formar una sociedad conjunta, la información se puede usar solo para ese fin); y (2) Un destinatario puede dar la información solo a ciertas personas en su propia organización. 
• Sección 3(b): Información confidencial tangible. Indica cómo un destinatario debe manejar las representaciones físicas de información confidencial (por ejemplo, dibujos, discos o informes, y no conversaciones o presentaciones).
• Sección 3(c): Excepciones.Estas son excepciones enumeradas a las reglas generales en un acuerdo de no divulgación. Esta sección detalla cuatro situaciones en las que la divulgación de “información confidencial” por parte de una parte no viola el acuerdo. Primero: si la “información confidencial” ya ha sido hecha pública por alguien que no sea la parte receptora. Segundo: si la “información confidencial” hubiera sido proporcionada a la parte receptora de manera no confidencial con anterioridad. En otras palabras, la información se proporcionó a la parte receptora antes de que él o ella firmara el acuerdo, tiempo durante el cual la información no se consideró confidencial o se proporcionó de una manera que sugería que no lo era. Tercero: si la parte receptora está legalmente obligada a proporcionar información confidencial. Si este es el caso, sin embargo, la parte receptora debe alertar a la parte reveladora de inmediato, para que pueda limitar el daño potencial. Cuarto: si la información confidencial fue desarrollada de forma independiente por la parte receptora sin incumplir el acuerdo. En otras palabras, la parte receptora generó la misma información sin referencia a datos protegidos. La cuarta excepción se incluye porque muchos financistas, inversionistas y dueños de negocios la requerirán. 
• Sección 4: Término. Establece que la parte receptora debe tratar la información confidencial como tal durante los cinco años siguientes a su entrega. 
• Sección 5: Sin licencia. Reafirma que la información confidencial se comunica solo con un propósito comercial específico. En otras palabras, la parte receptora no recibe ningún derecho de propiedad sobre la información a través de este acuerdo. 
• Sección 6: No publicidad. Indica que las partes mantendrán sus tratos confidenciales. Por lo general, esto se usa para empresas conjuntas, adquisiciones, fusiones y arreglos similares, donde la divulgación de la relación podría disminuir el valor de una empresa o su negocio.
• Sección 7: Ley Aplicable y Reparación Equitativa. Permite a las partes elegir las leyes estatales que se utilizarán para interpretar. el acuerdo. Tenga en cuenta que esta no es una disposición de lugar: el lenguaje incluido no afectará dónde se puede presentar un reclamo potencial. Escriba el estado aplicable en el espacio en blanco proporcionado. La disposición también permite que las partes busquen reparación equitativa (es decir, recursos judiciales que requieran que una parte realice o se abstenga de realizar ciertos actos) por cualquier violación del acuerdo.
• Sección 8: Acuerdo completo. El acuerdo de las partes de que el documento que firman es “el acuerdo” sobre la información confidencial. En otras palabras, si surgen acuerdos o promesas anteriores, prevalecerá el acuerdo firmado. La cláusula también requiere que cualquier cambio sea por escrito y firmado por todas las partes.
• Sección 9: Sin cesión. Indica que ninguna parte puede ceder transferir sus obligaciones en virtud del acuerdo a un tercero.
• Artículo 10: Divisibilidad. Protege los términos del acuerdo en su totalidad, incluso si una parte se invalida posteriormente. Por ejemplo, si se aprueba una ley estatal que prohíba las disposiciones de elección de ley, no se anulará todo el acuerdo. En cambio, solo se invalidaría la sección que trata sobre la elección de la ley aplicable, dejando el resto del acuerdo ejecutable. 
• Sección 11: Avisos. Enumera las direcciones a las que se enviará toda la correspondencia oficial o legal.
• Sección 12: Sin renuncia implícita. Explica que si la parte reveladora ignora o permite que la parte receptora incumpla una obligación relacionada con la información confidencial, no significa que la parte reveladora renuncie a derechos futuros para hacer cumplir las mismas obligaciones.
• Artículo 13: Títulos. Señala que los encabezados al comienzo de cada sección están destinados a organizar el documento y no deben considerarse partes operativas del acuerdo.

Recuerde: aunque la protección de su negocio comienza con un acuerdo de confidencialidad bien elaborado, no termina ahí. Esté atento a la protección de su propiedad intelectual y trate de manera inteligente a sus empleados, socios comerciales y clientes. Solo se necesita una revelación para alterar el panorama de su negocio de forma permanente.