Uso de un acuerdo de administración de propiedades

No firme un contrato de administración de propiedades antes de saber exactamente lo que debe y no debe contener.

Si usted es arrendador o dueño de una propiedad, es posible que desee delegar la responsabilidad de administrar la propiedad a una persona o empresa. Antes de firmar un acuerdo de administración de propiedades, asegúrese de leer el documento detenidamente y negocie cualquier punto con el que no esté satisfecho.

Responsabilidades del administrador de la propiedad

El contrato de administración de la propiedad debe establecer en detalle las responsabilidades del administrador de la propiedad. Independientemente de si el acuerdo es para una propiedad comercial o residencial, los siguientes son puntos clave que el documento debe incluir:

• Responsabilidades del administrador de fincas. Según sus necesidades, esto podría incluir encontrar un inquilino, cobrar el alquiler y mantener la propiedad.
• Las tarifas cobradas por el administrador de la propiedad, incluido cómo se calcula la tarifa, si no es una cantidad fija, y cuándo y cómo se pagan las tarifas.
• Cualquier servicio adicional que el administrador de la propiedad acuerde brindar según sea necesario pero que no esté cubierto por la tarifa de administración regular. El acuerdo debe establecer cuáles son estos servicios adicionales y las tarifas relacionadas.
• Cualquier cosa que la compañía de administración de propiedades específicamente no haga, es decir, cualquier cosa que quede bajo la responsabilidad de usted, el propietario.

Responsabilidades del propietario

Además, el contrato de administración de la propiedad debe tener una sección que establezca las responsabilidades del propietario o arrendador. Tales disposiciones a menudo incluyen:

• No contratar con otro administrador de fincas o empresa administradora de fincas mientras dure el contrato.
• No entrar en el local sin previo aviso oportuno al arrendatario. Algunas compañías de administración de propiedades requieren que los propietarios se comuniquen con la compañía antes de ingresar a una unidad ocupada.
• No firmar un inquilino sin la participación y aprobación del administrador de la propiedad.
• Constitución de un fondo de reserva para los gastos de gestión del día a día, como contratistas o limpieza. Luego, el administrador de la propiedad utiliza este fondo según sea necesario, y el propietario completa el fondo según sea necesario para que siempre tenga una cantidad mínima.
• Obtención de un seguro de responsabilidad civil. El acuerdo debe establecer el monto de la cobertura y, en la mayoría de los casos, la compañía de administración de la propiedad requerirá estar cubierta según los términos del seguro.

Responsabilidad de la empresa de administración de propiedades

Si bien la empresa de administración de propiedades debe ser considerada responsable de los daños que resulten de su propia negligencia o de la negligencia de sus empleados, los acuerdos a menudo establecen que la empresa no es responsable de los actos de terceros.

Sin embargo, debe verificar que se haya incluido una redacción que requiera que la empresa tenga un cuidado razonable cuando contrata o contrata a terceros para trabajar en la propiedad, como investigar la reputación de un contratista o las licencias relevantes antes de contratarlos.

Cláusula de Terminación Anticipada

La mayoría de las empresas de administración de propiedades requieren acuerdos para cubrir un plazo de al menos un año. Una cláusula de rescisión anticipada establece cómo disolver el acuerdo antes de que finalice ese plazo y las consecuencias relacionadas. Al leer esta parte del acuerdo, preste atención a lo siguiente:

• Aviso para rescindir el contrato de administración de la propiedad. El documento debe establecer cuánto aviso se requiere para terminar. La cantidad de aviso puede ser diferente para el propietario en comparación con el aviso requerido de la empresa. Por lo general, se requiere un aviso por escrito.
• Cargos o penalizaciones por terminación anticipada. Si se trata de una tarifa, el acuerdo debe establecer exactamente cómo se calcula esta tarifa.
• Si se requiere causa para la terminación. La redacción ideal para los propietarios es que la rescisión esté disponible sin causa, siempre que se dé la notificación adecuada. Si se requiere una causa, el acuerdo debe describir lo que constituye una causa adecuada.
• No hay penalización por terminación si no se encuentra el inquilino. Si la empresa ha accedido a encontrar un inquilino para su propiedad, el acuerdo debería permitirle rescindirlo sin ninguna sanción en caso de que la empresa no encuentre un inquilino dentro del período de tiempo estipulado.
• Obligaciones de cada una de las partes a la terminación. La responsabilidad del propietario en el momento de la rescisión suele ser proporcionar los pagos o tarifas adeudados. El acuerdo debe indicar qué tareas debe realizar la empresa de administración de propiedades una vez que se rescinde el acuerdo, como transferir cualquier depósito de seguridad que tenga al propietario o al nuevo agente del propietario dentro de un período de tiempo específico.

Debido a que sus circunstancias probablemente difieran de las de otro propietario o propietario de una propiedad de alquiler, el acuerdo que firme debe reflejar sus necesidades particulares. Considere usar un proveedor de servicios en línea si necesita ayuda para redactar o revisar un acuerdo de administración de propiedades.