Acuerdo de servicios de fotografía: guía práctica

1. Información general

De vez en cuando, las empresas necesitan fotógrafos para ayudar a crear imágenes duraderas, que se pueden usar para vender productos, contar historias o registrar eventos. Alternativamente, las personas pueden querer contratar a un fotógrafo para uso personal, con la esperanza de proporcionar recuerdos duraderos de ocasiones especiales. En cualquier caso, es posible que las partes se muestren reacias a firmar un contrato muy sesgado de un fotógrafo y deseen utilizar un contrato que proteja sus necesidades e intereses.

Un acuerdo de servicios de fotografía describe los derechos y responsabilidades de cada parte, y permite que las partes negocien y determinen los servicios que se prestarán. El documento adjunto puede proporcionar un buen punto de partida para su acuerdo de contratación. Usted y el fotógrafo deben continuar discutiendo los términos de su acuerdo, resolviendo preguntas sobre parámetros de trabajo, pago y responsabilidades. Una vez que haya acordado los términos y haya firmado el formulario adjunto, cada parte puede concentrarse en su área de especialización: la empresa en el desarrollo de su negocio y el fotógrafo en las tareas asignadas.

2. Lista de verificación de lo que se debe y lo que no se debe hacer

Antes de contratar a un fotógrafo , asegúrese de saber lo que quiere, incluido el estilo y la imagen que espera presentar. ¿Será un retrato formal o una foto informal de empresa? ¿En blanco y negro o en color? Revise el trabajo anterior del fotógrafo para determinar si se ajusta a las necesidades de su empresa (o personales). Navega por Internet para ver si hay imágenes que te atraigan y muéstralas al fotógrafo o localiza a la persona que las tomó.
El acuerdo adjunto está diseñado para proteger los derechos de las partes durante la vigencia del contrato. Sin embargo, no describe qué tareas se realizarán ni las tarifas aplicables a dicho trabajo. Estas cuestiones deben ser resueltas por las partes, redactadas y adjuntadas al documento adjunto como Anexo A.
Antes de sentarse a redactar el Anexo A, decida cuáles son sus objetivos para el acuerdo. Puede contener términos acordados pero debe, como mínimo, incluir una descripción de las tareas del fotógrafo, el monto a pagar, los términos de pago, los plazos para la finalización y los productos finales esperados (por ejemplo, diapositivas, fotografías, CD, etc.). Aclare los términos y condiciones de su acuerdo antes de conmemorarlos por escrito.
Permita que cada parte dedique tiempo a revisar el acuerdo y (una vez redactado) el Anexo A. Esto reducirá la probabilidad, o al menos la eficacia, de un reclamo de que una parte no entendió los términos o cómo podrían afectar el acuerdo en su totalidad. .
Siempre se deben obtener autorizaciones de modelos si una imagen se utilizará con fines comerciales o publicitarios, incluso si las imágenes son de empleados de la empresa. Si está utilizando empleados como modelos, verifique el archivo de personal de cada uno. ¿Él o ella ha firmado un comunicado? ¿Es suficiente la liberación? Incluso si tiene autorizaciones generales para todos sus modelos de empleados, considere obtener autorizaciones adicionales firmadas. Un poco de trabajo adicional por adelantado podría evitar demandas en el futuro.
Ambas partes deben revisar el documento detenidamente para asegurarse de que se hayan incluido todos los puntos de negociación relevantes. Es mejor ser demasiado inclusivo que poco inclusivo. No asuma que se aceptan ciertas expectativas o términos si no se establecen expresamente en el acuerdo.
Firme dos copias del acuerdo, una para usted y otra para la otra parte.
Dependiendo de la naturaleza de sus términos, puede decidir que su acuerdo sea presenciado o notariado. Esto limitará las impugnaciones posteriores a la validez de la firma de una de las partes.
El documento adjunto está redactado de una manera que eleva los intereses de la empresa por encima de los del fotógrafo. Si cree que este acuerdo es demasiado desequilibrado para sus propósitos o demasiado restrictivo para permitir que el fotógrafo realice sus funciones, revise o reestructure las disposiciones para que se ajusten a los objetivos de su organización.
Si su acuerdo es complicado, no utilice el formulario adjunto. Comuníquese con un abogado para que lo ayude a redactar un documento que satisfaga sus necesidades específicas

3. Instrucciones del Acuerdo de Servicios de Fotografía

Las siguientes instrucciones, disposición por disposición, lo ayudarán a comprender los términos de su acuerdo. Los números a continuación (por ejemplo, Sección 1, Sección 2, etc.) corresponden a las disposiciones del contrato. Revise todo el documento antes de comenzar el proceso paso a paso.

Introducción. Identifica el documento como un acuerdo de servicios de fotografía. Escriba la fecha en que el acuerdo entrará en vigencia (a menudo la fecha en que se firma). Identifique las partes y, en su caso, qué tipo de organización u organizaciones son. Tenga en cuenta que a cada parte se le asigna un nombre (p. ej., "Compañía") que se utilizará a lo largo del acuerdo. La parte que contrata se llama la "Compañía" y la parte que toma las fotografías se llama el "Fotógrafo".
Considerandos: Las cláusulas de "considerando", denominadas considerandos, definen el mundo del acuerdo y ofrecen información clave sobre los antecedentes de las partes. En este acuerdo, los considerandos incluyen una declaración simple de su intención de celebrar un acuerdo de servicios de fotografía.
Sección 1: Responsabilidades. Enumera las responsabilidades de cada parte en virtud del Acuerdo. Esencialmente, el Fotógrafo acepta tomar las fotografías y realizar los servicios acordados con la atención y el cuidado adecuados, y la Compañía acepta ayudar en este desempeño brindando la información y la orientación necesarias.
Sección 2: Servicios Adicionales. Si las fotografías tomadas no se ajustan a los estándares acordados, la Compañía tiene derecho a solicitar nuevas fotografías más adecuadas y las partes fijarán de común acuerdo una nueva fecha de vencimiento. Si la Compañía solicita nuevas imágenes por otro motivo (p. ej., cambio de idea sobre para qué se utilizarán las imágenes o el deseo de una nueva campaña), la Compañía deberá pagar las tomas adicionales a las tarifas establecidas en Prueba A.
Sección 3: Plazo. Indica que el acuerdo durará hasta la terminación o hasta que se completen los servicios enumerados. La oración entre corchetes es opcional y permite que las partes establezcan una fecha límite para la finalización de todos los servicios. Elimine esta disposición si no desea establecer una fecha de vencimiento para su contrato.
Sección 4: Resultados y Ganancias. Otorga la propiedad de todas las fotos creadas por el Fotógrafo en virtud del Acuerdo a la Compañía. Esto incluye el derecho a modificar las imágenes y el derecho a ganar dinero con ellas. El Fotógrafo renuncia expresamente a todos estos derechos bajo esta sección.
Sección 5: Publicidad. Permite a la Empresa controlar cómo se utilizarán las fotografías y cómo el Fotógrafo puede proporcionar información sobre el acuerdo. Esencialmente, lo único que puede hacer el Fotógrafo sin el permiso de la Compañía es usar ejemplos de las fotografías como parte de su portafolio.
Sección 6: Uso del nombre del fotógrafo. Permite a la Empresa, durante la vigencia del contrato, utilizar el nombre del Fotógrafo en relación con las fotografías.
Sección 7: Sin obligación de uso. Una nota de que aunque la Compañía tiene derechos para usar las imágenes del Fotógrafo, no tiene que hacerlo: está obteniendo la capacidad de hacerlo sin la obligación de tener que hacerlo.
Sección 8: Declaraciones y garantías del fotógrafo. Detalla las promesas del fotógrafo en virtud del acuerdo. Esencialmente, él o ella acepta celebrar el acuerdo en función de las condiciones enumeradas en esta sección (p. ej., que él o ella es capaz de celebrar el acuerdo y cumplir sus términos).
Sección 9: Derechos de la Compañía. Otorga a la Compañía la capacidad de usar las fotografías de la manera que le plazca en todo el mundo y renuncia específicamente a cualquier otra parte a exigir el pago por ese uso.
Sección 10: Terceros; Impuestos. Establece que el Fotógrafo no puede vincular a la Compañía en ningún acuerdo con terceros. Esta sección también reafirma que el Fotógrafo es un contratista independiente (es decir, no un empleado) y, por lo tanto, es responsable de pagar sus propios impuestos relacionados con el empleo.
Sección 11: Terminación. Explica que ciertas acciones o eventos, incluido el aviso por escrito o el incumplimiento material, harán que el acuerdo finalice fuera de tiempo (es decir, antes de que se completen los servicios o finalice el plazo, si corresponde). Escriba la cantidad de aviso que una parte debe dar de su intención de rescindir o notificar a la otra parte de un incumplimiento.
Sección 12: Incumplimiento del Fotógrafo. Explica las consecuencias del hecho de que el Fotógrafo no produzca imágenes adecuadas y permite que la Compañía elija una de las dos opciones siguientes: (1) declarar un incumplimiento y rescindir el contrato o (2) establecer una nueva fecha de entrega para las imágenes.
Artículo 13: Indemnización. Asigna responsabilidades entre las partes si surgen problemas en el futuro y protege a la Compañía de las consecuencias financieras de la conducta negligente o intencional del Fotógrafo.
Sección 14: Acuerdo completo. El acuerdo de las partes de que el documento que están firmando es “el acuerdo” sobre los asuntos involucrados. Desafortunadamente, la inclusión de esta disposición no evitará que una parte argumente que existen otras promesas exigibles, pero le brindará cierta protección frente a estas reclamaciones.
Artículo 15: Cesión. Explica que la Compañía puede ceder sus obligaciones e intereses sin obtener el permiso del Fotógrafo. Sin embargo, el Fotógrafo no tiene derecho a ceder sus propios intereses en virtud del contrato.
Artículo 16: Modificación. Indica que cualquier cambio en el documento no tendrá efecto a menos que se realice por escrito y esté firmado por ambas partes.
Sección 17: Aviso. Enumera las direcciones a las que se debe enviar toda la correspondencia oficial o legal. Escriba una dirección postal tanto para la Compañía como para el Fotógrafo.
Artículo 18: Ley aplicable. Permite a las partes elegir las leyes estatales que se utilizarán para interpretar el documento. Tenga en cuenta que esto no es una disposición de lugar. El lenguaje incluido no afectará dónde se puede presentar un reclamo potencial. Escriba la ley estatal aplicable en los espacios en blanco proporcionados.
Artículo 19: Divisibilidad. Protege los términos del acuerdo en su totalidad, incluso si una parte se invalida posteriormente. Por ejemplo, si se aprueba una ley estatal que prohíba las cláusulas de elección de ley, no se anulará todo el acuerdo. En cambio, solo se invalidaría la sección que trata sobre la elección de la ley aplicable, dejando el resto del acuerdo ejecutable.
Artículo 20: Contrapartes/Firmas Electrónicas. El título de esta disposición suena complicado, pero es simple de explicar: dice que incluso si las partes firman el acuerdo en diferentes lugares, o usan dispositivos electrónicos para transmitir firmas (por ejemplo, máquinas de fax o computadoras), todas las partes separadas serán considerados parte del mismo acuerdo. En un mundo moderno donde las partes firmantes a menudo no se encuentran en la misma ciudad, y mucho menos en la misma habitación, esta disposición garantiza que los negocios se puedan realizar de manera eficiente, sin sacrificar la validez del acuerdo en su conjunto.
Artículo 21: Encabezamientos. Señala que los encabezados al comienzo de cada sección están destinados a organizar el documento y no deben considerarse partes operativas del acuerdo.
Anexo A: Deberes, especificaciones y compensación. El formulario del Anexo A provisto es solo un ejemplo. Usted y la otra parte deben reestructurar y revisar este anexo para que se ajuste a su situación y necesidades individuales. Hay tres tipos de arreglos de compensación descritos en el formulario. Puede elegir cualquiera de ellos o crear una estructura separada que se adapte mejor a su acuerdo.

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