Carta de rechazo del solicitante: guía práctica

1. Información general

Su empresa dedica mucho tiempo a atraer a los candidatos adecuados para los puestos vacantes. Debe pasar algún tiempo contactando a esas personas después de que se haya tomado una decisión, incluso si se rechaza la solicitud. Una carta de rechazo cortés y considerada puede evitar un daño tremendo a la reputación de su empresa y su capacidad para atraer empleados calificados. Use la carta y las pautas adjuntas para informar a un candidato que él o ella no trabajará con usted, sin alienar a alguien que más tarde puede ser un colega, compañero o cliente. 

Si sigue las sugerencias proporcionadas, su empresa mostrará consideración por sus candidatos, estableciendo un tono de respeto mutuo y sentando las bases para posibles relaciones comerciales futuras. El comportamiento inapropiado, ya sea mediante cartas irreflexivas o solicitudes ignoradas, solo perjudicará su negocio. Una carta de rechazo bien redactada le permitirá seguir atrayendo candidatos y clientes, y mantendrá la reputación de su empresa en el mercado. Al final, usted conoce su negocio mejor que nadie. Siéntase libre de adaptar el documento adjunto para satisfacer sus necesidades específicas.

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2. Lista de verificación de lo que se debe y lo que no se debe hacer

1. Todo el mundo está familiarizado con el principio de que la crítica debe estar templada (y precedida por) declaraciones positivas. Esto puede ser difícil en el contexto de un rechazo, pero considere incluir una nota amable (por ejemplo, "Fue un placer conocerlo el lunes pasado"). 
2. Trate de evitar el lenguaje negativo (p. ej., "lamentablemente" o "lo sentimos"), que puede hacer que su carta suene desalentadora. Enfatice que hubo muchas solicitudes y que él o ella simplemente no era adecuado para este puesto.
3. Cada solicitante merece la cortesía de una respuesta de su organización, y esta respuesta debe ser profesional y cortés. Las búsquedas de trabajo son abrumadoras y agotadoras, y una simple llamada telefónica o una carta pueden brindar claridad y certeza. Esto se reflejará bien tanto en usted como en su empresa. Los solicitantes rechazados son colegas y clientes potenciales y pueden recordar su cortesía en el futuro.
4. Envíe una carta de rechazo lo antes posible después de tomar su decisión. Los candidatos pueden enfadarse o descontentarse si no saben nada de usted, y es más probable que esas personas consideren emprender acciones legales. Una simple carta puede calmar una situación antes de que le cueste mucho tiempo y dinero. Considere comunicarse con los solicitantes dentro de las dos semanas posteriores a la entrevista, incluso si aún no se ha tomado una decisión. Explique que todavía está revisando las solicitudes y que su determinación aún no es definitiva. 
5. Para cada puesto vacante, considere designar a una persona en su oficina responsable de la correspondencia relacionada con ofertas y rechazos. Distribuir la responsabilidad entre muchas personas diferentes hace que sea menos probable que haya uniformidad y que la tarea se complete.
6. Si su empresa tiene procedimientos que rigen el rechazo de solicitudes, asegúrese de seguirlos exactamente. Considere redactar dichos procedimientos si aún no los tiene. Mantener y seguir una política uniforme puede protegerlo contra acusaciones posteriores de que está tratando a algunos solicitantes de manera diferente a otros. 

3. Instrucciones para la carta de rechazo del solicitante 

Las siguientes instrucciones proporcionarán algunas notas sobre los términos de su carta. Revise todo el documento antes de comenzar sus revisiones.

• Si el trabajo aún no se ha tomado, elimine la oración que dice que sí.
• Elija su idioma con cuidado. Tenga en cuenta que el documento adjunto establece que otra persona "se ajusta más" a los requisitos del puesto. Evite un lenguaje más específico, por ejemplo, "mejor calificado", que puede dejarlo expuesto a demandas si no es el caso. Use un lenguaje más ambiguo que no pueda ser cuestionado tan fácilmente.
• Se incluye una oración opcional sobre el mantenimiento de la información del solicitante en el archivo para puestos futuros. Si esto es cierto para su situación, mantenga esta oración y agregue un marco de tiempo apropiado. Si esto no es cierto para usted, elimine esta oración.
• No está obligado a decir por qué no acepta la solicitud de empleo de una persona. De hecho, en la mayoría de los casos, es mejor proporcionar la menor cantidad de información posible. Si se siente obligado a dar una explicación (por ejemplo, si cree que es necesario porque alguien ha pasado por varias entrevistas), sea fáctico, específico y breve.