¿Cuál es el periodo legal de conservación de una factura electrónica?
La factura electrónica tiene la misma validez que la factura en papel si cumple los requisitos exigidos. Lo relevante suele ser cuánto tiempo debe conservarse y en qué condiciones de autenticidad, integridad y legibilidad.
Respuesta rápida
Como regla práctica, una factura electrónica debe conservarse al menos durante el plazo fiscal de prescripción, pero en el ámbito mercantil suele ser prudente retenerla más tiempo. No basta con guardar un archivo: la empresa debe poder garantizar autenticidad, integridad, legibilidad y acceso durante todo el periodo de conservación.
Qué plazos suelen manejarse
El Reglamento de facturación y la normativa tributaria marcan el estándar mínimo para comprobaciones fiscales, mientras que el Código de Comercio introduce un horizonte de conservación más amplio para documentación empresarial. Por eso, aunque a efectos tributarios se hable habitualmente de cuatro años, muchas organizaciones optan por conservar seis años o más para cubrir también obligaciones mercantiles y contingencias probatorias.
Puntos clave
- La factura electrónica vale legalmente si garantiza autenticidad, integridad y legibilidad.
- El plazo fiscal mínimo no siempre coincide con la política de conservación más prudente de la empresa.
- Guardar solo una impresión o un archivo desordenado puede no ser suficiente si luego no se puede acreditar su integridad.
- Los procedimientos abiertos, inspecciones o litigios aconsejan no destruir la documentación prematuramente.
Qué suele generar problemas
Los problemas más frecuentes no vienen del formato electrónico en sí, sino de sistemas que pierden trazabilidad, cambian archivos, eliminan metadatos o no permiten localizar la factura cuando la pide la Administración. También hay errores al pensar que la obligación termina al enviar la factura al cliente, cuando la conservación posterior sigue siendo exigible.
Qué hacer en la práctica
Implante un sistema de archivo que permita localizar, descargar y acreditar la integridad de cada factura. Si la actividad es empresarial, resulta sensato alinear la política documental con los plazos fiscal y mercantil, y prolongarla cuando existan procedimientos pendientes. En la implantación de facturación electrónica obligatoria, conviene revisar además los requisitos técnicos que vayan entrando en vigor.
Fuentes consultadas
- BOE — Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación
- BOE — Ley General Tributaria
- BOE — Código de Comercio
- Agencia Tributaria — Facturación y conservación
Revisión editorial de fuentes: 2026-04-14