Requisitos legales para contratar a un pasante de verano

¿Estás pensando en contratar a un pasante? Antes de seguir adelante, debe conocer la Prueba de Beneficiario Primario de 7 Factores, que determina si su pasantía puede ser no pagada o si debe ser pagada.

Hay una gran ventaja en crear un programa de pasantías. No solo lo ayuda a construir su marca en la comunidad, sino que también crea buena voluntad y crea una fuente de talento.

¿Estás pensando en contratar a un becario de verano? Antes de comenzar a publicar su puesto en las escuelas, debe saber que el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL) tiene reglas específicas que rigen los programas de pasantías. Sigue leyendo para saber más.

¿Todas las pasantías no son pagadas?

El riesgo principal para los empleadores que desean crear un programa de pasantías es suponer incorrectamente que puede contratar al pasante sin remuneración. Al estructurar una pasantía, debe asegurarse de que, antes de comenzar a contratar, la pasantía pueda, de hecho, no ser remunerada si esa es su intención.

"Las pasantías no remuneradas que no cumplen con las leyes federales y estatales sobre salarios y horas pueden representar una responsabilidad por los salarios impagos del pasante y también una responsabilidad ante las autoridades fiscales por los impuestos laborales no pagados", dice el abogado Gary Savine de Savine Employment Law, Ltd.

Las empresas que tienen la intención de que las pasantías no sean pagadas deben, como mínimo, verificar si la pasantía cumple con la prueba del DOL para eximir las pasantías no pagadas de las leyes de salarios y horas.

¿Qué es la prueba de siete factores?

El DOL tiene una prueba de beneficiario principal que analiza las siete facetas de la relación para determinar si usted o el pasante es el beneficiario principal de la relación. Se centra en los aspectos educativos de la pasantía. Los siete factores son:

• Compensación _ Debe asegurarse de que el pasante potencial entienda que no debe haber expectativas de compensación.
• Capacitación. La formación que recibe el estudiante debe ser similar a la que esa persona recibiría en un entorno educativo. Piense en el valor educativo de las tareas que realizarán los pasantes. Deben ser sustantivos, como asignaciones de investigación, en lugar de trabajos pesados ​​como ir a buscar un café. Las tareas deben estar en consonancia con lo que está estudiando el pasante.
• Plan de estudios. "Es mejor contratar pasantes que ya estén inscritos en un programa y puedan recibir crédito académico por la pasantía. Esto requiere un poco de planificación previa", explica Savine. Debe comunicarse con las escuelas y universidades locales antes de ofrecer una pasantía para obtener orientación sobre lo que un pasante necesita aprender y cómo debe estructurarse la pasantía para que pueda obtener crédito.
• Calendario academico. ¿Qué tan amigable es la estructura de la pasantía con respecto al año escolar del estudiante? ¿La pasantía entrará en conflicto con el calendario escolar y evitará que el pasante vaya a la escuela? No debería hacerlo si desea que la pasantía califique para el estado no remunerado.
• Duración del aprendizaje. La pasantía debe tener un final. Debe tener objetivos específicos de aprendizaje experiencial establecidos para el pasante, de modo que cuando se complete el aprendizaje beneficioso del pasante, la pasantía esté completa. "Si la pasantía es excesiva en comparación con lo que esperaría, la duración del tiempo para que alguien obtenga un beneficio de aprendizaje [de la pasantía]", dice Savine, "va a tener un problema".
• Desplazamiento de empleados. Las pasantías no son una táctica para ahorrar dinero. El trabajo del pasante debe complementar el trabajo de los empleados remunerados en lugar de desplazar a alguien.
• Expectativa de Empleo. Desea asegurarse de que el pasante entienda que la pasantía no promete conducir a un trabajo remunerado al final.

Una mejor práctica de contratación sería presentar los detalles de la pasantía teniendo en cuenta los siete factores, de modo que quede claro a primera vista de la oferta que la pasantía cumpliría con los requisitos de una pasantía no remunerada. "[Usted está] bien servido para obtener el reconocimiento por escrito de un pasante sobre la oferta", aconseja Savine.

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¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas de contratación y selección?

Las mejores prácticas habituales pueden aplicarse o no a los pasantes. "En general, debido a que los estatutos contra la discriminación protegen a los empleados, las leyes federales contra la discriminación actuales no se aplican a las personas que ocupan puestos de pasantía a menos que se considere que el pasante es un empleado", explica Matthew Stefany , abogado asociado principal de Allen Norton & Blue, PA. Para postularse, un pasante no remunerado tendría que recibir algún tipo de remuneración significativa, como seguro, beneficios de pensión, compensación laboral, etc.

"La compensación mínima o el crédito académico pueden no considerarse 'remuneración significativa'", dice Kristie Scott , fundadora y abogada gerente de Light Path Law.

Según Scott, los pasantes no remunerados o remunerados podrían considerarse empleados si:

• Su trabajo es necesario para el empleo regular o conduce regularmente a un empleo remunerado con la misma institución de empleo, o;
• El empleador controla los medios y la forma de desempeño del trabajo del pasante.

"El análisis de los pasantes remunerados es mucho más complicado y requiere una revisión de todos los aspectos de la relación del pasante con el empleador", dice Stefany. "Los tribunales se han esforzado por desarrollar una prueba universal para determinar quién califica como empleado, pero se debe considerar una variedad de factores, centrándose principalmente en el propósito de la pasantía y si el empleador controla los medios y la forma del desempeño laboral del pasante".

"Como resultado", dice Scott, "recomiendo que los empleadores asuman que se aplican las leyes de discriminación laboral y eviten tomar decisiones de empleo basadas en las clases protegidas ".

¿El estatus migratorio hace la diferencia?

Incluso si los formularios I-9 deben completarse está en el aire para los pasantes no remunerados. "Se requiere completar el Formulario I-9 para cualquier persona contratada para trabajar en los Estados Unidos", explica Scott. "Por lo tanto, si el pasante recibe una compensación pagada de la empresa, debe completar un I-9".

Para los pasantes no remunerados, depende de si reciben algo "de valor" o una remuneración. "La remuneración puede presentarse de muchas formas, como dinero, comidas, alojamiento y otros beneficios, pero no incluye obsequios. Si la empresa determina que las personas no remuneradas recibirán algo de valor a cambio de su trabajo o servicios, el I-9 debe ser completado".

¿Deberían ser compensados ​​los pasantes?

"La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) requiere que los empleadores con fines de lucro paguen a los empleados por su trabajo. Sin embargo, los pasantes y los estudiantes no pueden ser empleados según la FLSA, en cuyo caso la FLSA no requiere una compensación por su trabajo ", dice Scott. "Si el pasante será considerado un empleado se basa en la Prueba de Beneficiario Principal (arriba) ". Si se determina que el pasante es un empleado, entonces el pasante tendrá derecho a recibir el salario mínimo.

"En cuanto a si las leyes estatales de salario mínimo se aplican a las pasantías, depende del estado", dice Scott. Stefany advierte que "los empleadores deben consultar a su asesor legal con preguntas sobre estos temas, ya que la clasificación errónea de los pasantes puede desencadenar consecuencias según la FLSA, así como implicar otros estatutos relacionados con el empleo". Aconseja a los empleadores que lean la hoja informativa del DOL sobre los programas de pasantías para obtener más información.

¿Debe un pasante hacer tasa de mercado?

Si cumple con el umbral mínimo según las leyes de salarios y horas, es decir, el salario mínimo y las horas extra para los no exentos (por hora), el salario mínimo para los exentos, está en buena forma.

"Como cuestión legal", dice Savine, "con excepciones limitadas, puede pagarle a un pasante [pagado] lo que quiera, pero es probable que un pasante pagado sea más probable que un pasante no pagado para ser seleccionado para fines de reclutamiento a largo plazo. Si ese es el caso, probablemente desee considerar pagar la tarifa de mercado por la pasantía para reclutar talento de manera efectiva".

También querrás asegurarte de pagar consistentemente a todos los grupos de pasantes pagados que realizan un trabajo similar, para no infringir ninguna ley antidiscriminatoria local, estatal o federal aplicable, recomienda Savine.

¿Cuáles son algunos de los problemas de las pasantías?

El principal problema de una pasantía surge cuando no ha pensado cuidadosamente cómo estructurar el programa de pasantías. Cuando esto sucede, es posible que los encargados de supervisar a los pasantes no alineen las responsabilidades del pasante con los requisitos legales.

"Existe un riesgo cuando las organizaciones no tienen programas estructurados y los gerentes se descuidan con la forma en que supervisan a los pasantes", advierte Savine.

"Las pasantías no remuneradas pueden perder fácilmente la elegibilidad para la exención de las leyes de horas y salarios y generar la obligación de pagar a los pasantes. Todos los involucrados (gerentes, compañeros de trabajo) deben estar alineados y disciplinados en cuanto a cómo van a administrar la pasantía para garantizar que el negocio no infrinja inesperadamente las leyes de horas y salarios u otras leyes laborales", dice.

Si bien los beneficios de tener un programa de pasantías pueden superar los riesgos, es importante recordar que el DOL y los tribunales difieren en cuanto al peso que se le debe dar a cualquiera de los siete factores, por lo que el estado es subjetivo. Debido a que es subjetivo, es arriesgado contratar a un pasante, y es importante que los empleadores piensen detenidamente sobre esto y obtengan asesoramiento antes de seguir adelante.