¿Debería quedarse o debería irse? Una guía para sus documentos personales

Organizar sus archivos en papel y digitales puede parecer abrumador si no sabe qué conservar y de qué deshacerse. Utilice esta guía para poner en orden sus documentos personales para el nuevo año.

Es enero, cuando los pensamientos se vuelven naturalmente hacia la organización y el orden. Es posible que la gente de HGTV le haga creer que solo se trata de comprar las canastas y los contenedores correctos, pero nunca los ve haciendo el arduo trabajo de clasificar montones de documentos domésticos.

¿Realmente necesita guardar ese recibo de Target? ¿Qué pasa con esos viejos archivos médicos? ¿Puede tirar los documentos de su préstamo de automóvil? Es paralizante pensar en ello y muy fácil de evitar. Pero esos documentos desordenados agregan desorden y estrés y pueden hacer que pierda el tiempo buscando papeles importantes cuando los necesita.

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Clasificar y organizar documentos es mucho más fácil si sabe lo que necesita conservar y lo que se puede ir. Aquí hay una guía de los tipos clave de documentos personales.

Declaraciones de impuestos y recibos de respaldo

El IRS tiene diferentes requisitos de mantenimiento de registros para diferentes situaciones.

Para ir a lo seguro, guarde las declaraciones de impuestos, junto con los recibos o documentos que respalden sus ingresos, deducciones o créditos, durante siete años. Esto incluye estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito, recibos, estados de inversión y formularios W-2. Guarde estos documentos en un archivo en papel o digital junto con una copia de la declaración de impuestos.

Es una buena idea guardar las declaraciones de impuestos en forma permanente.

Otros tipos de documentos personales

Para la documentación que no se utiliza en la preparación de impuestos, siga estas pautas:

• tasaciones _ Guarde las tasaciones de antigüedades, joyas, obras de arte, colecciones y otros artículos valiosos hasta que reciba una tasación actualizada o hasta que ya no sea el propietario del artículo.
• Documentos de automóviles. Conserve los títulos del automóvil mientras sea propietario del automóvil y los documentos del préstamo hasta que el vehículo esté pagado. Conserve las pólizas de seguro y los certificados de registro hasta que reciba otros nuevos.
• Estados de cuenta y recibos bancarios. Si todavía recibe estados de cuenta en papel, considere cambiar a estados de cuenta electrónicos para reducir el papel. De lo contrario, conserve las declaraciones durante un año. Guarde los recibos de los cajeros automáticos y otros bancos hasta que los haya conciliado con un estado de cuenta.
• Extractos y recibos de tarjetas de crédito. En general, guarde los recibos hasta que los reconcilie con su estado de cuenta y guarde los estados de cuenta durante un año.
• Papeles de divorcio y custodia. Conservar en forma permanente las sentencias de divorcio y las órdenes de custodia y alimentos.
• Documentos de planificación patrimonial. Conserve testamentos, poderes notariales, fideicomisos y directivas anticipadas (testamentos en vida) de forma permanente, o hasta que tenga preparado un nuevo conjunto de documentos de planificación patrimonial.
• Documentos de seguro de salud. Considere suscribirse para acceder en línea a las declaraciones de beneficios de su aseguradora por los servicios prestados; de lo contrario, conserve los estados de cuenta en papel durante un año. Guarde las tarjetas de seguro y la información general sobre su plan hasta que reciba otras nuevas.
• Recibos de mejoras para el hogar. Guarde los recibos de todos los proyectos de mejora y remodelación del hogar durante todo el tiempo que sea propietario de su casa.
• Documentos de propiedad y venta de la vivienda. Guarde las escrituras, los informes de inspección y las declaraciones de liquidación de la compra o refinanciación de una vivienda durante el tiempo que sea propietario de la vivienda. Mantener las hipotecas hasta que se paguen.
• Pólizas de seguro. Conserve las pólizas de vida, de propietario de vivienda y otras pólizas de seguro hasta que lleguen otras nuevas.
• Declaraciones de inversión. Consérvelos mientras aún sea propietario de la inversión y, a efectos fiscales, consérvelos durante siete años después de vender la inversión.
• Registros médicos. Mantener registros médicos indefinidamente.
• Registros de bajas militares. Manténgalos permanentemente.
• Documentos del plan de pensiones. Manténgalos permanentemente.
• Recibos de electrodomésticos, tecnología y compras importantes. Consérvelos durante al menos el tiempo que la garantía esté vigente. Guarde los recibos indefinidamente de artículos caros a los que podría ser difícil asignarles un valor si tuviera que hacer una reclamación al seguro o si decidiera vender el artículo en el futuro.
• Tarjetas y estados de cuenta del Seguro Social. Conserve las tarjetas del Seguro Social de forma permanente. Guarde las declaraciones hasta que reciba una nueva.

Guarde los documentos importantes como actas de nacimiento, testamentos, escrituras, títulos, pólizas de seguro y tarjetas de Seguro Social en una caja de seguridad o caja a prueba de fuego a la que pueda acceder rápidamente en caso de emergencia. Y configure un sistema de archivo simple para mantener todo lo demás en su lugar.

Cuando se deshaga de los documentos, triture todo lo que contenga información confidencial, como números de cuenta bancaria, tarjeta de crédito o seguro social.

Finalmente, considere hacer una copia de seguridad digital de todo lo que planea conservar durante más de un año. Saber que sus documentos están seguros y en el lugar correcto puede ayudarlo a que el nuevo año tenga un comienzo organizado.

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